Evolution: Oktober 2011

SIKLUS PENGELUARAN

Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi

Pembelian

Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :
Gudang/Bagian Lain
Pembelian
Penerimaan
Hutang Dagang
Kasir/Pembayaran

1.
Metode pengendalian persediaan (sering disebut economic order quantity [EOQ]):

– Pendekatan ini berdasarkan perhitungan ukuran pesanan optimal agar meminimalkan jumlah biaya pesanan, pengiriman dan penyimpanan

2.
Metode pengendalian Persediaan Alternatif :

– MRP (material requirement planning)
• Pendekatan ini menurunkan tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadualkan produksi, daripada memperhitungkan kebutuhan.
– JIT (just in time)
• Sistem JIT meminimalkan baik biaya pengiriman dan penyimpanan

2.
Penerimaan dan penyimpanan barang, pasokan dan jasa

Aktivitas bisnis utama kedua melibatkan penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
Departemen penerimaan mempunyai 2 tanggungjawab utama:
- Menentukan apakan menerima suatu kiriman
- Memeriksa kuantitas dan kualitas.
3. Pembayaran barang, pasokan dan jasa
Tujuan dari rekening hutang adalah untuk mengotorisasi pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan sudah diterima.
Ada 2 cara untuk memproses tagihan dari pemasok:
- Nonvoucher system
- Voucher system

Gudang
Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.

Pembelian
Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.

Bagian Penerimaan
Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.

Bagian Hutang Dagang
Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.

Bagian Kasir
Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE
Pengumpulan data
Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.
Untuk bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang perlu.
Untuk bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.
Pemrosesan awal data
Semua data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.
Pemrosesan lanjut
Jika semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.
Update data
Dalam pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi.
Untuk dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang sedang dipesan”).
Untuk Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan).

siklus produksi
Aktivitas Siklus Produksi
Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

- Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi

• Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam keputusan mengenai hal-hal berikut ini :
• Bauran produk
• Penetapan harga produk
• Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)
• Manajemen Biaya
• Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :
• Perancangan Produk
• Perencanaan dan Penjadwalan
• Operasi Produksi
• Akuntansi Biaya

Perancangan Produk (Aktivitas 1)
• Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.
• Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.
Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas 2)
• Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.
• Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.
Operasi Produksi (Aktivitas 3)
• Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.
• Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :
1. Bahan baku yang digunakan
2. Jam tenaga kerja yang digunakan
3. Operasi mesin yang dilakukan
4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi
Akuntansi Biaya (Aktivitas 4)
• Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.
• Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?
1. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi
2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.
3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

Pengendalian: Tujuan,
Ancaman, dan Prosedur

• Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi :
1. Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.
2. Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.
3. Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.

• Apakah ancaman-ancamannya ?
– Transaksi yang tidak diotorisasi
– Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap
– Kesalahan pencatatan dan posting
– Kehilangan data
– Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas
• Apakah prosedur pengendalian itu ?
– Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan
– Otorisasi produksi
– Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong
– Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva modal

Kebutuhan Informasi dan Prosedur
• Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk mengambilan keputusan.
• Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan eksternal.
• Tradisional, kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan.

Sumber : Buku : 1. Sistem informasi akuntansi
2. Sistem Akutansi informasi

Oleh: Soetojo soeparlan

Penerbit : 1.Graha Ilmu
2.Gunadarma

Evolution

Minggu, 23 Oktober 2011

Tugas 2 Sistem Informasi Akutansi

Senin, 10 Oktober 2011

Tugas 1 sistem informasi akuntansi